Projektmanagement – Überblick über Projektphasen und Projektorganisation

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Kaum ein Mitarbeiter, der nicht in Projekte eingebunden wäre. Doch was beinhaltet eigentlich professionelles Projektmanagement? Welche Phasen gibt es in einem Projekt? Welche Rollen gilt es bei der Projektorganisation zu beachten? In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick.

Projektmanagement stellt ein methodisches Vorgehen dar, das die Realisierung einer geforderten Projektaufgabe zur größtmöglichen Zufriedenheit der Interessengruppen (Stakeholder), wie z.B. Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Kunde bzw. Nutzer, ermöglicht, indem die Projektinhalte und -abläufe strukturiert sowie Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Zielvorgaben klar definiert und kommuniziert werden.

Der Einsatz des Projektmanagements steuert das Projekt mit Hilfe von koordinierten und transparenten Aktivitäten im Hinblick auf die Erreichung der Leistungsziele, verbessert die Kosten- und Termintreue, kontrolliert die Einhaltung der geplanten Qualitätsanforderungen und führt im Vergleich zu einer Projektbearbeitung ohne Projektmanagement in der Regel zu geringeren Projektkosten, -risiken und -durchlaufzeiten.

Ein Projekt lässt sich in zeitlich voneinander getrennte Abschnitte bzw. Projektphasen gliedern. Die Art der Phasengliederung ist von der Art des Projektes und insbesondere seiner Komplexität bestimmt, sodass kein allgemeingültiges Phasenmodell existiert. Üblicherweise erfolgt jedoch die Unterteilung in nachfolgende Projektphasen. Für jede dieser Phasen existieren bestimmte Projektmanagement-Werkzeuge, von denen die wichtigsten genannt werden.

Vorbereitung eines Projekts

Die Vorbereitungsphase wird vor Projektbeginn durchgeführt und beinhaltet eine Situations- und Kontextanalyse. Es wird z.B. geklärt, was der Auslöser für das Projekt ist, wodurch die aktuelle Situation (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) gekennzeichnet ist oder welche Interessengruppen durch das Projekt tangiert würden. In einigen Fällen kann zusätzlich die Durchführung einer Machbarkeitsstudie notwendig sein, die oftmals als gesondertes Projekt oder als Bestandteil der Projektvorbereitungsphase behandelt wird.

Als Ergebnis dieses Prozesses werden die Gründe für die Projektbearbeitung, die zu liefernden Ergebnisse bzw. Projektziele und eventuelle Einschränkungen sowie Rahmenbedingungen festgestellt. Darüber hinaus wird die Vorgehensweise zur Erreichung des Projektzieles beschrieben und eine erste Betrachtung der Risiken und Qualitätsanforderungen sowie eine Abschätzung der Wirtschaftlichkeit vorgenommen.

Zu beachten ist, dass sich nicht aus jedem untersuchten Vorhaben ein Projekt ergibt. Die Vorbereitungsphase dient der Vorprüfung, ob ein durchführbares und lohnendes Projekt vorliegt. Sie ermöglicht einen strukturierten Beginn des Projekts, kann aber auch zur Vermeidung eines unnötigen Ressourcenverbrauchs führen, falls sich herausstellt, dass gar kein Projekt im erwarteten Umfang erforderlich ist.

Planung – Erstellen des Projektplans

Die Planungsphase beinhaltet die weitere Konkretisierung und Detaillierung der Überlegungen in der Vorprojektphase. Ziel ist die Erstellung eines detaillierten Projektplans, der die wichtigsten Produkte / Ergebnisse, Aktivitäten und Ressourcen des Projekts aufzeigt und beschreibt, wie und wann die Projektziele realisiert werden sollen.

Auf der Basis des in der Vorbereitungsphase erarbeiteten Vorgehenswerden Entscheidungen getroffen, wann, von wem und in welcher Reihenfolge und Qualität definierte Aktivitäten zur Projektzielerreichung durchgeführt werden sollen.

Darüber hinaus werden die zur Projektbearbeitung benötigten Ressourcen und die entsprechenden Kosten geplant, Risiken bewertet und ein Kommunikationsplan erstellt.

Ein zentrales Planungsinstrument und Hauptbestandteil des Projektplanes ist hierbei der Projektstrukturplan, der das Projekt strukturiert, in kontrollierbare Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt und die Basis für die Termin-, Zeit- und Kostenplanung darstellt.

Projektdurchführung und –kontrolle

Im Rahmen der Durchführungs- und Kontrollphase übernimmt das Projektcontrolling eine Hauptaufgabe, indem der Projektfortschritt festgestellt wird, mögliche Planabweichungen frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen initiiert werden.

Zusätzlich zum Projektcontrolling wird ein laufendes Risikomanagement etabliert, das eventuelle Projektrisiken gezielt steuert und Gefahren möglichst vermeidet oder durch die Initiierung angemessener Maßnahmen eindämmt.

In einem engen Zusammenhang mit dem Risikomanagement ist das Änderungsmanagement zu sehen. Hier werden die Auswirkungen evt. notwendiger Änderungen auf die Kosten-, Termin-, Qualitätsvorgaben untersucht, in die Planungen eingearbeitet und an die Projektbeteiligten kommuniziert.

Die in dieser Phase durchzuführende interne und externe Kommunikation soll grundsätzlich sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten in ausreichendem Maße und in regelmäßigen Abständen über den Projektstatus informiert werden. Diese Information kann z.B. in Form von schriftlichen Fortschrittsberichten, Projektsitzungen, Präsentationen oder persönlichen Gesprächen erfolgen.

Um Projektverläufe transparent und nachvollziehbar darzustellen, sollten zudem sämtliche Aktivitäten eines Projekts durch die elektronische oder manuelle Ablage projektrelevanter Daten und Unterlagen dokumentiert werden.

Erstellen des Projektabschlussberichts

Charakteristisches Merkmal eines Projektes ist die zeitliche Begrenzung, d.h. es hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Der Projektabschluss erfolgt typischerweise, wenn alle Anforderungen an das Projekt erfüllt wurden oder das Projekt vorzeitig abgebrochen wird.

Auf der Grundlage der Projektdokumentation wird ein Projektabschlussbericht erstellt, der die Projektbeschreibung beinhaltet, die erzielten Projektergebnisse zusammenfasst und eventuell identifizierte Projektfolgeaktionen sowie mögliche Verbesserungsmöglichkeiten für Folgeprojekte benennt.

Mit Unterzeichnung des Projektabschlussberichts bestätigt der Auftraggeber die Projektzielerreichung, insbesondere in Bezug auf die Kriterien Kosten, Zeit und Qualität. Er entlastet somit formell das Projektteam und es erfolgt daraufhin die Auflösung der Projektorganisation.

Projektorganisation und Projektrollen

Neben der Strukturierung des Projekts in Phasen und einem sinnvollen Einsatz der jeweiligen Werkzeuge hängt der Projekterfolg auch erheblich von der Projektorganisation ab. Rollen im Projekt sind primär der Auftraggeber, der Projektleiter und das Projektteam. In Abhängigkeit von der Komplexität des Projektes und spezifischer Erfordernisse kann eine Erweiterung um Kontroll- und Entscheidungsgremien vorgenommen werden. Diese typischen Projektrollen lassen sich wie folgt beschreiben:

• Auftraggeber

Der Auftraggeber ist der Eigentümer des Projektes und trägt die Gesamtverantwortung dafür, dass unter Einhaltung der Termin-, Kosten- und Qualitätsvorgaben die geplanten Projektergebnisse geliefert werden.

• Lenkungsausschuss

Je nach Komplexität des Projekts kann zusätzlich ein Lenkungsausschuss durch die Unternehmensleitung oder den Auftraggeber als höchstes Projektentscheidungsgremium installiert werden. Er ist für die Lenkung und das Management des Projektes zuständig bzw. für den Projekterfolg verantwortlich. Im Lenkungsausschuss werden meist die Projektinteressen des Unternehmers / Auftraggebers sowie der Kunden und Lieferanten vertreten.

• Projektleiter

Der Projektleiter wird vom Auftraggeber bzw. dem Lenkungsausschuss bevollmächtigt, die Projektabwicklung unter den vorgegebenen Rahmenbedingungen und unter Einhaltung der Zielvorgaben zu übernehmen.

Die Kernaufgabe des Projektleiters besteht in der Planung, Koordination, Steuerung, Organisation und Kontrolle des Projektes, um sicherzustellen, dass die geforderten Ergebnisse termin- und budgetgerecht sowie im vereinbarten Umfang geliefert werden.

• Sponsor

Ein häufig benutzter Begriff im Projektmanagementumfeld ist der des Sponsors. Damit ist ein interner Unterstützer des Projekts aus der obersten Führungsebene des Unternehmens gemeint, der in der Eigenschaft als Machtpromoter für die Unterstützung und Akzeptanz des Projekts wirbt.

Das Projekt muss sowohl intern organisiert werden als in die Aufbauorganisation des Unternehmens eingebunden werden. Üblicherweise lassen sich die Grundtypen Stabs-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation und die reine Projektorganisation unterscheiden.

Im Rahmen der Stabs-Projektorganisation übernimmt der Projektleiter eine moderierende und koordinierende Funktion, die organisatorisch direkt der Unternehmensleitung als Stabsstelle ohne Entscheidungs- und Weisungsbefugnis zugeordnet ist.

Die Matrix-Projektorganisation zeichnet sich durch eine Mehrfachunterstellung derart aus, dass die Projektmitarbeiter inhaltlich dem Projektleiter und disziplinarisch dem Linienvorgesetzten unterstehen.

Bei der reinen Projektorganisation werden die Projektmitarbeiter hingegen für die Projektdauer aus den Fachabteilungen organisatorisch in eine für das Projekt etablierte Organisationseinheit ausgegliedert, sodass der Projektleiter eine uneingeschränkte Weisungsbefugnis hat.

Projektantrag

Projektsteckbrief

Projektstatusbericht

Autoren: Achim Sztuka, Ralph Bernhard