Die Struktur einer Präsentation
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Was nützt es, ein Redner mit toller Ausstrahlung und den schönsten Folien zu sein, wenn die gesamte Abfolge nicht nachvollziehbar ist? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Präsentation aufzubauen. Die Struktur hängt ab vom Thema und von der Empfängerzielgruppe. In diesem Artikel werden die gängigsten Strukturtypen dargestellt. |
Die Grundstruktur
Der Grundaufbau einer Präsentation ist stets gleich. Eine Präsentation beginnt mit einer Einleitung, hat einen Hauptteil und einen Schluss. Dies ist offensichtlich und gilt immer. Obwohl sie selbstverständlich ist, zwingt diese einfache Regel den Ersteller der Präsentation, sich Gedanken zu machen, wie in das Thema eingeleitet und was nach dem Hauptteil am Ende gezeigt werden soll.
Einleitung
Es gibt einen großen Klassiker zur Einleitung einer PowerPoint-Präsentation, der Ihnen eine hohe Erfolgsquote sichert: Das Schema "Situation - Problem - Frage". Richtig angewendet, ermöglicht dieses Schema auch einem durchschnittlich begabten Redner, sein Publikum für die Botschaften der Präsentation zu gewinnen.
Die Situation:
Zunächst beschreiben Sie eine Situation (Ausgangslage), die den anwesenden Personen bekannt ist und der sie mit ziemlicher Sicherheit zustimmen werden. Beispiel: "Die letzten Jahre waren für unser Unternehmen schwierig. Der Nachfragerückgang sorgte für Überkapazitäten im Markt, und alle Wettbewerber haben versucht, mit Preissenkungen Ihren Absatz zu stabilisieren."
Diese Situationsbeschreibung finden die Zuhörer relevant für den Anlass der Präsentation und stimmen ihr zu. Alle im Raum stehen nun geistig am selben Ausgangspunkt wie Sie. Allerdings werden Ihre Zuhörer sich schnell fragen: "So what? Was soll mir das jetzt sagen?"
Das Problem:
An dieser Stelle bringen Sie das Problem ins Spiel. Die oben dargestellte Situation führt beispielsweise zu folgender Problemlage: "Während unsere Kosten weitgehend gleich geblieben sind, haben sich die Umsätze deutlich verringert. Hierdurch ist unser Unternehmen in eine bedrohliche Ertragslage gerutscht, wir werden das Geschäftsjahr mit einem operativen Verlust beenden." Nun wird sich bei den Zuhörern eine allgemeine Unruhe einstellen. Jeder einzelne wird sich im Geiste Fragen stellen.
Die Frage:
Sie übernehmen es, die Frage offen zu stellen. Im Beispiel: "Wie schaffen wir es, das Unternehmen binnen zwei Jahren wieder in eine nachhaltig profitable Lage zu bringen?" Mit dieser Formulierung sprechen Sie offen aus, was die Zuhörer denken. Gleichzeitig haben Sie die Frage präzisiert, auf die Sie im Hauptteil Ihrer Präsentation eingehen werden.
Ihre Aufgabe im Hauptteil der Präsentation besteht darin, genau diese gestellte Frage zu beantworten. Das Interesse der Zuhörer ist Ihnen dabei gewiss.
Grundvoraussetzung ist, dass Sie die Relevanz des Themas sicher gestellt haben. Wenn Sie mit Ihrer Präsentation nicht auf die Fragen eingehen, die Ihre Zuhörer sich stellen, nützt auch die beste Einleitung nichts. Zunächst sollten Sie daher ausreichend Zeit darauf verwenden, die eigentliche Kernfrage bzw. Kernaussage Ihrer Präsentation zu klären. Nachdem Sie diesen Schritt bewältigt haben, beginnen Sie mit der Formulierung der Einleitung. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: die sanfte Einleitung und die überraschende Einleitung. Vorweg jedoch ein Hinweis:
Bei der sanften Einleitung werden die Zuhörer bei ihrem Vorwissen abgeholt und langsam zum Kern der Präsentation hingeführt. Die Inhalte der ersten Folien sollten daher stets sehr einfach und sogar bekannt sein. Die Zuhörer müssen allen Punkten zustimmen, bis das Problem und die dazugehörige Frage formuliert werden.
Bei der überraschenden Einleitung startet der Präsentierende mit einer Aussage, die für die Zuhörer überraschend bis schockierend ist. Dadurch wird die Aufmerksamkeit bei den Zuhörern sofort geweckt und die Aufnahmebereitschaft ist gegeben. Hierbei kann es sich um eine Statistik handeln oder auch um eine sonstige Aussage. Wichtig ist, dass diese Statistik bzw. Aussage wahr und für die Zuhörer relevant ist. Wenn dies nicht der Fall ist, wird es nicht leicht sein, das Vertrauen der Zuhörer zurückzugewinnen. Man muss sich hierüber im Klaren sein, bevor man diese Einleitungsform wählt.
Hauptteil
Im Hauptteil der Präsentation erfolgt die ausführliche Ausgestaltung des Präsentationsthemas. Stellen Sie sich vor, Sie gehen zu einem Vortrag. Was erwarten Sie dort? Sicherlich werden Sie sich in erster Linie fragen, was der Präsentierende Ihnen sagen will und ob Sie diesem zustimmen können. Diese Tatsache bietet für den Ersteller der Präsentation eine ideale Grundlage für die Strukturierung. Um den Vortrag spannend und nachvollziehbar zu machen, sollte er versuchen, mit den Zuhörern in einen unbewussten Frage-Antwort-Dialog zu treten und diesen ganz gezielt zu führen. Tut er das nicht, werden sich die Zuhörer fragen, was er eigentlich sagen will und reagieren mit hoher Wahrscheinlichkeit mit Desinteresse.
Als Ersteller einer Präsentation haben Sie genau zwei Möglichkeiten: Entweder Sie bringen die Kernbotschaft am Anfang oder am Ende. Bringen Sie die Kernbotschaft recht früh (pyramidale Struktur), werden sich die Zuhörer automatisch fragen, wie Sie dazu kommen bzw. was genau Sie damit meinen. Der Frage-Antwort-Dialog ist somit gestartet und Sie können nun gezielt durch diesen Prozess führen. Es ist so leichter, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen und die Nachvollziehbarkeit Ihrer Gedanken zu gewährleisten.
Bringen Sie die Antwort hingegen am Ende (trichterförmige Struktur), wird es schwieriger, den Frage-Antwort-Dialog vom Anfang bis zum Ende der Präsentation aufrecht zu erhalten. Und wenn Sie ganz am Ende Ihre Antwort bringen, werden sich die Zuhörer dennoch fragen, ob diese so akzeptiert werden kann. An dieser Stelle müssen sie sich alle vorangegangen Aussagen wieder vor Augen halten und prüfen, ob damit die Kernaussage tatsächlich gestützt werden kann. Es zeigt sich also, dass diese Variante eher unvorteilhaft in Präsentationen ist
Dennoch gibt es Fälle, in denen die Kernaussage am besten zum Schluss gebracht werden sollte. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Thema im Vorfeld bereits sehr kontrovers diskutiert wurde bzw. emotional behaftet ist. Hier besteht die Gefahr, dass das Publikum zu schwer kontrollierbaren Diskussionen übergehen kann, wenn die heikle Kernbotschaft am Anfang der Präsentation gebracht wird. In solchen Fällen ist es ratsamer, die Einleitung mit einer Frage zu beenden und dann nacheinander die Aussagen zu treffen, die am Ende zu der Schlussfolgerung (Kernbotschaft) führen.
Schluss
Der Schlussteil fasst die Ergebnisse zusammen, schildert die Schlussfolgerungen und erklärt die nächsten Schritte und konkreten Maßnahmen, die sich ergeben.
Autor: Achim Sztuka
